El factor más crítico para el éxito de un programa de clasificación de la información es la simplicidad. Si un programa es difícil de entender, las categorías están mal definidas o las decisiones tomadas por los usuarios afectan a los flujos de trabajo diarios, los usuarios se rebelarán y al final el programa no funcionará.
Esto no sucede porque los usuarios son “malos empleados” y quieren dañar a su empresa. Al contrario, su comportamiento es debido a que se les pide que sean conscientes, comprendan y razonen una compleja matriz de taxonomía de clasificación que suponen una gran cantidad de variables a tener en cuenta para tomar decisiones correctas sobre qué clasificación aplicar en cada caso. De ahí la importancia de la clasificación automática que evita al usuario esta responsabilidad y carga de trabajo, y reduce los errores de clasificación.
Al tratar con la matriz de taxonomía, un enfoque habitual es este: Secreto, Sensible/confidencial, interno y público.
Los datos secretos son información que requiere un nivel extremadamente alto de supervisión y control debido a la reputación potencial, impacto financiero u operacional si se divulga indebidamente. Esto debe limitarse a una lista clara de elementos cuidadosamente enumerados, como números de Seguridad Social, DNIs, números de tarjetas de crédito, etc.
Los datos sensibles son información destinada a un uso limitado que, si se divulga indebidamente, podría tener un efecto adverso más o menos grave sobre la organización. Esta es la categoría “lo sabes cuando lo ves” que contiene información que la organización considera confidencial pero que no llega al nivel “secreto”. Por ejemplo, planes para el desarrollo de nuevos productos, reestructuración de departamentos, personas, acuerdos comerciales, etc. que aún no han sido hechos públicos.
Los datos internos incluyen todo lo demás. Es información que usted no publicaría libremente en Internet pero que no dañaría a la compañía si fuera publicada.
Los datos públicos, como su nombre indica, son información que puede ser liberada libremente sin preocuparse por la confidencialidad. Esta categoría incluye información que publicaría en su sitio web o distribuirá en una feria, como información de productos, listas de precios públicos e información de contacto básica.
Clasificación por “ámbitos de referencia”
Si lo anterior no sirve adecuadamente a su empresa, ya que necesita atender a algunos departamentos segregados, proyectos y/o de ámbito geográfico que demandan su propio esquema de clasificación, existe el uso de “ámbitos de referencia” como una ayuda invalorable.
Cuando se aplica a los esquemas de clasificación de datos, los “ámbitos de referencia” permiten segregar el acceso a los niveles de clasificación de una manera basada en roles, sin sobrecargar al usuario con la complejidad asociada al acceso basado en roles.
De esta manera, los usuarios pueden tener acceso a los cuatro niveles de clasificación ya mencionados, un subconjunto de éstos y/o alguna otra taxonomía de clasificación, mejorando así las necesidades de los usuarios cuya actividad se asigna a un departamento, proyecto o ámbito geográfico.
Los esquemas de clasificación de los datos simples y los ámbitos de referencia no son excluyentes. Todo lo contrario. Tener “ámbitos de referencia” le permite convertir una taxonomía de clasificación compleja en algo que los usuarios encuentran fácil de entender, interactuar y razonar.
Fuente: Watchful Software
